Erfolgreiche Meetings planen

Was ist eigentlich ein “erfolgreiches Meeting”? – nun ich würde sagen das hängt davon ab, was man sich von einem Meeting erwartet. Für ein erfolgreiches Meeting ist es also essentiell die erzeugte Erwartungshaltung zu erfüllen. Die Planung im Vorfeld spielt da eine wesentliche Rolle.

Eine große Hilfe bei der Planung meiner Meetings war mir u.A. das Buch Gamestorming: A Playbook for Innovators, Rulebreakers, and Changemakers. Dave Gray, Sunni Brown und James Macanufo beschreiben darin das 7 P’s Framework zur Meeting Vorbereitung:

  • Purpose: Welchen Zweck hat das einberufene Meeting? Durch einen klaren Zweck werden die Teilnehmer motiviert und dem gemeinsamen Zusammensitzen wird ein Sinn gegeben.
  • Product: Was soll in dem Meeting produziert werden? Mit welchem “Produkt” verlassen wir das Meeting? Die klare Kommunikation der Zielvorstellung ist wesentlich um zu jedem Zeitpunkt im Meeting den Fokus zu erhalten.
  • People: Wer muss am Meeting teilnehmen um das gewünschte Ziel zu erreichen? Welche Personen teilnehmen sollen ergibt sich aus dem Zweck und der Zielvorstellung. Es ist außerdem wichtig, dass allen Personen deren Rolle im Meeting klar ist.
  • Process: Der Ablauf des Meetings wird über die Agenda festgelegt. Diese dient vorab um den Teilnehmern den Inhalt grob zu vermitteln und während des Meetings um den “Fahrplan” einzuhalten.
  • Pitfalls: Jedes Meeting birgt individuelle Gefahren in sich. Sind die Räumlichkeiten geeignet? Gibt es die notwendige Infrastruktur? Gibt es “schwierige” Persönlichkeiten im Meeting? Es ist daher wichtig die Gefahren im Vorfeld abzuklären.
  • Preparation: Was muss vor dem Meeting noch alles erledigt werden? Darunter fällt das Vorbereiten der Präsentationsunterlagen (Flip-Charts, Folien, Ausdrucke,…) sowie alle weiteren Aufgaben, die vor dem Meeting erledigt werden müssen.
  • Practical Concerns: Wann und wo wird zu Mittag gegessen? Wer ist für die Raumreservierung verantwortlich? Jedes Meeting bedarf eines logistischen Aufwands. Dieser kann sehr unterschiedlich sein, sollte jedoch nicht vergessen werden.

Ich beachte bei jedem Meeting die 7 P’s und mache diese auch den Teilnehmern vorab transparent. Damit habe ich bisher sehr gute Erfahrungen gemacht und kann diese Praxis nur jedem weiterempfehlen.

Zum Thema “erfolgreiche Meetings” bin ich vor Kurzem auch auf einen Blogpost von Olga Repnikova von Borisgloger.com gestoßen, den ich hier noch aufgreifen möchte. Olga Repnikova unterscheidet darin 3 Ebenen der Meeting Vorbereitung:

  • Inhaltliche Vorbereitung: Hier geht es, wie der Name schon sagt, um die Definition der Inhalte und der Zielsetzung des Meetings. Leitfragen: Handelt es sich um ein Review- oder Planungsmeeting?, Geht es um Informationsaustausch und Diskussion oder sollen bereits Entscheidungen getroffen werden?, Welche Themen werden zur Sprache kommen?, Wie bin ich für die Themen vorbereitet?,…
  • Methodische Vorbereitung: Hier geht es um die Definition des Regieplans. Jedes gute Meeting hat einen spannenden Einstieg, flüssige Übergänge zwischen den Themen und einen klaren Abschluss. Leitfragen: Wie gestalte ich den Einstieg?, Wie ermögliche ich Überleitungen zwischen den Themen?, Wie schließe ich das Meeting?, Wann sind Pausen geplant?, Ist die Teilung der Gruppe erforderlich?,…
  • Organisatorische Vorbereitung: Die organisatorische Vorbereitung beinhaltet die Definition der Räumlichkeiten, Personen, Zeit, Medien, usw für das Meeting. Leitfragen: Welche Personen müssen eingeladen werden?, Wann soll die Einladung raus gehen?, Gibt es eine Teilnehmer-Mindestanzahl?, Ist das Meeting an eine bestimmte Person geknüpft?,…

Ich persönlich präferiere die 7 P’s von Gray, Brown und Macanufo zur Meetingvorbereitung, da diese meiner Meinung die ktitischen Punkte der Meeting-Planung klar hervorheben jedoch finde ich die 3 Ebenen von Repnikova eine gute Ergänzung um die Meeting-Planung auf den unterschiedlichen Ebenen klarzumachen.

Wie plant ihr eure Meetings? Was sind eure Erfahrungen, was erfolgreiche Meetings ausmacht?

Advertisements

Published by

Stefan Wunder

My name is Stefan Wunder and I am a passionate Lean & Agile Coach from Graz, Austria. I have been applying Lean & Agile methodologies in various industries and contexts since 2006. Since 2014 I am working as Agile Coach at AVL List GmbH, the world’s largest independent company for development, simulation and testing technology of powertrains (hybrid, combustion engines, transmission, electric drive, batteries and software) for passenger cars, trucks and large engines. I have a Master of Science in software development and business economics. I am Certified Systemic Coach, Certified Scrum Professional (CSP), Certified Scrum Master (CSM), Certified SAFe Program Consultant (SPC) and Certified LeSS Practitioner. I am speaker at conferences, and moderator of the Scrum User Group Graz.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s