Lean E-Mail Management

E-Mails – wir alle lieben und wir schätzen diese elektronischen Brieflein im privaten als auch im beruflichem Alltag – oder etwa nicht? Jaja, ich weiß schon – 100+ E-Mails pro Tag können schon auch etwas schwierig zu handhaben sein. Es mag ja die vielseitigsten Strategien geben um ein derartig hohes Email Aufkommen zu handhaben. Angefangen von komplexen Ordnerstrukturen, über Regeln, Filter und Markierungen habe ich schon alles gesehen und ausprobiert. Doch bekanntlich ist weniger oft mehr – so auch beim Email Management!

Im folgendem Blogpost wird das Konzept namens Inbox Zero von Merlin Mann von einem Bekannten von mir sehr schön zusammengefasst. Und weil das Konzept so wunderbar “schlank” ist und für mich so gut funktioniert möchte ich es auch auf meinem Blog erwähnen. Was verbirgt sich also hinter dem Inbox Zero Konzept:

  • Tasks: Betrachte Emails als Tasks, die von dir abgearbeitet werden
  • Warteschlange: Betrachte deine Inbox als Warteschlange von ungelesenen E-Mails (Tasks), die in regelmässigen Abständen abgearbeitet werden
  • Read and Act: Lese Emails und handle! Folgende Aktionen können mit einer E-Mail gemacht werden:
    • Löschen: Die Email ist erledigt / unwichtig / redundant / etc und kann gelöscht werden
    • Delegieren: Wenn weitere Personen für die Erfüllung des Tasks erforderlich sind wird der Task oder Sub-Tasks an diese Personen weiter delegiert. Die E-Mail wird gelöscht und ein Eintrag in der ToDo Liste gemacht, dass man auf eine Antwort wartet.
    • Antworten: Wird Information von mir gebraucht, die ich habe schicke ich eine Antwort und lösche die E-Mail.
    • Zurückstellen: Ist eine Antwort noch nicht möglich, weil noch Informationen notwendig sind  markiere ich sie als “to respond” oder belasse sie einfach in der Inbox – ich arbeite diese aber spätestens innerhalb von 48 Stunden ab.
    • Do it!: Kann ich den an mich delegierten Tasks sofort erledigen, dann mache ich das und lösche die E-Mail (Optional schicke ich noch eine Antwort).
  • 1 Archiv: Alle abgearbeiteten E-Mails landen in genau einem Ordner/Archiv. Das erleichtert die Suche enorm.
  • Keine Notifications: Notifications stören den Arbeitsfluss und lenken von der eigentlichen Arbeit ab. Daher: Notifications ausschalten und stattdessen in regelmässigen Abständen E-Mails checken und abarbeiten

Ziel ist es die Inbox “sauber” zu halten – also alles aus der Inbox zu entfernen was erledigt und damit aktuell nicht mehr wichtig ist. Die meisten Menschen verabsäumen das, indem sie ihre Inbox mit tausenden E-Mails volllaufen lassen.

In der Praxis hat sich für mich das Inbox Zero Konzept in Verbindung mit einem Task Management Tool, wie etwa Outlook oder Mac OSX (Reminder) es anbietet voll und ganz bewährt. Ich bin dadurch organisierter, zuverlässiger, effizienter und professioneller mit dem täglichen Umgang mit E-Mails geworden. Dank an dieser Stelle an Stefan von Simplease, der mich mit seinem Blogpost auf dieses Konzept aufmerksam gemacht hat.

Ganz im Sinne von “Read and Act”: Probiert es aus und berichtet mir von euren Erfahrungen!

Quellen:

Simplease Blog: http://blog.simplease.at/2012/03/5-einfache-tricks-um-seine-inbox-sauber-zu-halten/

Inbox Zero: http://inboxzero.com/

Advertisements

Published by

Stefan Wunder

My name is Stefan Wunder and I am a passionate Agile coach from Graz, Austria. I have been working in the software industry since 2006, being an agile practitioner since 2011. I have experience with pioneering Agile, transitioning teams from waterfall to Agile, as well as working with established high performance teams within scaled agile enterprises. I worked with co-located as well as with dispersed teams, in start-ups, medium sized companies and big global enterprises in various industries. Currently I am working as enterprise Agile coach at AVL List GmbH.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s