Yet Another Sprint Retrospective With “Moving Motivators”

In this blog post I want to share my experience with another great tool from the Management 3.0 workshop, called the “Moving Motivators” game. But first, let’s have a quick look into the science behind intrinsic and extrinsic motivation:

 

Daniel Pink tells us in this video that science has proven that extrinsic motivators don’t work for knowledge workers, which is a fact that has been ignored by most organizations for the last decades. The “Moving Motivators” game is a great tool to reveal what really motivates us to do our jobs.

Recently I decided to play the “Moving Motivators” game with one of my agile teams in our sprint retrospective.  Even if we shared an open team culture and we knew each other quite well we never talked about our intrinsic motivators inside the team. So I expected to get some new insights into that blind spot.

Preparing the game for our retrospective took me about 2 hours of time. This is what you need to do:

  1. Print the Moving Motivator cards: I used a bit heavier paper (e.g. 100g) than usual office paper and a color laser printer that produces good quality prints, because I think it is essential that the cards look nice and professional.
  2. Laminate the cards: The printed cards look great but laminating them makes them awesome 🙂 It also protects the cards, makes them reusable, gives them a professional look and a nice touch. Your team will love them!
  3. Cut the cards and prepare the card decks for handing them out to your team

Champfrogs

 

During the retrospective we followed the 3 steps through the exercise, which took us about 45 minutes. And, yes, the team loved the nicely crafted cards 🙂

In conclusion the “Moving Motivators” game was a welcome variation to our usual retrospectives that helped us to talk about our motivations for our jobs. Personally it revealed that I have had badly misjudged some of the team member’s in respect to their intrinsic motivators. The “Moving Motivators” game helped me to correct the view on my colleagues and made me start respond more accurately to their actions and behaviour.

If you would like to play the game with your team I can leave you some tips here. The exercise requires a high level of trust and an open culture. It is also crucial to talk to your team before you do the exercise with them – everyone must agree. Take your time to prepare the cards nicely. It will be much more fun! If your team fulfills the prerequisites the exercise is a great opportunity to get to know each other better and bring you one step further as a team.

Better Feedback with a Happiness Door

My work as Agile coach includes regular training lessons with agile teams, product owners and other staff. Usually after a training or workshop I kindly ask the participants for their verbal feedback about the workshop, my moderation, the exercises, etc. A common practice that I just adapted from other trainers with the aim to improve my own training and moderation skills. Unfortunately the results of the verbal feedback rounds were not satisfying for me due to various problems:

  • Giving honest verbal feedback strait in the face seemed to be hard for my participants and therefore it was often omitted
  • Participants seemed to feel a barrier exposing their individual thoughts about the training in front of the group
  • Participants gave pseudo feedback by just repeating other’s feedback or giving hollow feedback
  • Only a few participants gave feedback at all
  • I hardly received constructive improvements (which is most interesting for me)
  • If there was plenty of verbal feedback after the training I often forgot most of it until I had time to reflect on it
  • Participants didn’t know how to express appropriate feedback

As a result I thought about alternative feedback mechanisms. I expected less problems with written feedback, which led to the idea to use a happiness door, a feedback mechanism created by Jurgen Appelo that I already knew from the management 3.0 workshop I attended some months ago.

Happiness-Door

 

Could the happiness door address my problems I had with verbal feedback rounds?

Yes. What has changed is that my participants felt safe to express their feedback semi-anonymously on sticky notes, which was not the case with the verbal feedback rounds. As a result I received more valuable feedback on my training lesson. Also everyone was willing to write at least one sticky note and because of less mutual influencing there was more individual feedback on the door. Finally seeing the feedback visually in front of me on the happiness scale was just great, because it gave me an instant feeling about my training performance and also helped me to remember a feeling of the training lesson. After the training I spent another 15 minutes to carefully read, interpret and summarize the feedback, which helped me to reflect. Last but not least due to sticky notes I didn’t miss any feedback, which happened quite often when doing verbal feedback rounds.

The only drawback I identified so far is that the written feedback can be easily misinterpreted and that there is no possibility to ask questions back. And of course you need to ask for a nice handwriting if you want to apply a happiness door.

Anyway, to put it in a nutshell the happiness door turned out to be a good feedback mechanism for me and there will be more happiness doors in my future training lessons for sure.

Meine erste Kudo Box

Eine der Ideen, die ich aus dem Management 3.0 Workshop mitgenommen habe, ist die Kudo Box. Ich habe vor zwei Wochen eine Kudo Box im Team-Büro aufgestellt und bereits erste Erfahrungen damit gesammelt.

In der letzten Sprint Retrospektive habe ich das Team gefragt, ob sie denn eine Kudo Box haben möchten – nach einer kurzen Erklärung lautete die Antwort kurz “JA”.

Ich habe die Box also an einem gut sichtbaren Ort neben dem Eingang aufgestellt, sodass jeder mehrmals pro Tag daran vorbei läuft. Die Kärtchen habe ich selbst ausgedruck und direkt neben die Box gelegt. Zum Selbstläufer wurde das Ganze allerdings anfangs nicht.

My First Kudo Box

Die ersten zwei Tage waren noch alle zurückhaltend mit den Kudos – ich habe dann begonnen die ersten zwei Kudo Karten einzuwerfen,  wodurch die initialen Hemmungen fielen und auch das restliche Team das “Tool” zu verwenden begann. Es folgten täglich weitere Kudos und es schien allen sichtlich Spass zu machen. Zeitweise war sogar ein echte “Kudo-Manie” ausgebrochen 😉

Kudo Card

In der folgenden Sprint Retrospektive habe ich die Kudos dann öffentlich verteilt. Es waren nach zwei Wochen über 20 Kudo Karten in der Box, was meine Erwartungen doch deutlich übertraf.

Wie groß der Impact der Kudo Box auf die “Team-Happiness” im letzten Sprint war läßt sich natürlich nicht eindeutig sagen. Subjektiv konnte ich aber eine sehr gute Stimmung im Team wahrnehmen. Die Ergebnisse der Sprint Retrospektive bestätigten dies auch:

retro

Die Kudo Box ist bei uns nun ein fixer Bestandteil und ich bin überzeugt, dass sie zur Team-Kultur bereits einen positiven Beitrag geleistet hat und noch leisten wird – bei uns war der positive Spirit und der Spass im letzten Sprint auf jeden Fall deutlich spührbar.

Es ist erstaunlich, aber als ich meine Kudo Karte(n) entgegennahm hatte ich tatsächlich dieses Gefühl der inneren Zufriedenheit. Meine Motivation wurde dadurch merklich positiv beeinflusst und ich denke da ging es nicht nur mir so. Ich finde die Kudo Box ist eine genial einfache Idee, die mir jetzt bereits ihre Praxistauglichkeit bewiesen hat.

Trotz aller positiven Effekte möchte ich natürlich kritisch bleiben und den Effekt der Kudo Box noch auf längere Sicht betrachten. Für die weitere Beobachtung finde ich vor allem die folgenden Fragen spannend:

  • Wie ist der Effekt auf das Team, wenn nicht immer jeder Kudos erhält, also manche Personen leer ausgehen?
  • Kann im Team ein Wettbewerb um Kudos entstehen?
  • Kommt es über die Zeit zu einer Kudo Inflation?

Habt ihr schon mehr Erfahrungen gemacht als ich und vielleicht schon Antworten auf die obigen Fragen gefunden?