Practical Guide: The 7Ps Framework

Meeting

Meeting” by John Benson is licensed under CC BY 2.0 

In this blog post I introduce the 7Ps framework from the book Gamestorming, which is fundamental for me in regards of planning successful meetings.

James Macanufo’s 7Ps framework is a tool for planning and preparing meetings. I use it as a checklist each time I am inviting someone to a meeting. So here are the 7Ps that you should pay attention before sending out your next meeting invitation:

Purpose

Why are we having this meeting? – Giving people a purpose to meet is most fundamental. Explain your participants why you are having this meeting and if you can’t come up with a purpose don’t have the meeting.

Product

What specific artifact will we produce out of this meeting? – Think of what you want to produce as an output of the meeting and communicate it to your participants. Depending on the desired outcome people will set their expectations.

People

Who needs to be there and what role will they play? – Depending on the purpose and the desired outcome select the right people for your invitation. One strategy is to think of the questions that need to be answered first and than select the right people who might have answers to it.

Process

What agenda will these people use to create the product? – You can either define the agenda on your own or co-design the agenda with the participants in order to get more perspectives on the process.

Pitfalls

What are the risks in this meeting and how will we address them? – Risks can be laptops or smartphones that distract participants, lousy facilities (e.g. beamers, sound equipment, flip charts,…), a large number of participants, or personal issues between participants. Create rules (e.g. “no laptops/smartphones”) and check all possible pitfalls upfront to minimize bad surprises.

Preparation

What would be useful to do in advance? – Tell your participants what they must prepare for the meeting (e.g. if you expect them to have ideas or concepts prepared tell them your concrete expectations) and prepare yourself carefully (e.g. hand-outs, slides, room, speech,…).

Practical Concerns

These are the logistics of the meeting – Where and when is the meeting? Does the room have sufficient equipment (e.g. video calling equipment for a remote session)? When is the best time for the meeting? (e.g. after lunch people are often less energized, time zone constraints,…) Who is bringing lunch?

James Macanufo provides the following strategies on applying the framework:

  • Each of the 7Ps can influence or change one of the others, and developing a good plan will take this into account
  • Get others involved in the design of the meeting
  • Revisit the question “Why are we having this meeting?” for recurring meetings regularly
  • Make the 7Ps visible during the meeting
  • Have a plan and expect it to change

How do you plan your meetings?

Yet Another Sprint Retrospective With “Moving Motivators”

In this blog post I want to share my experience with another great tool from the Management 3.0 workshop, called the “Moving Motivators” game. But first, let’s have a quick look into the science behind intrinsic and extrinsic motivation:

 

Daniel Pink tells us in this video that science has proven that extrinsic motivators don’t work for knowledge workers, which is a fact that has been ignored by most organizations for the last decades. The “Moving Motivators” game is a great tool to reveal what really motivates us to do our jobs.

Recently I decided to play the “Moving Motivators” game with one of my agile teams in our sprint retrospective.  Even if we shared an open team culture and we knew each other quite well we never talked about our intrinsic motivators inside the team. So I expected to get some new insights into that blind spot.

Preparing the game for our retrospective took me about 2 hours of time. This is what you need to do:

  1. Print the Moving Motivator cards: I used a bit heavier paper (e.g. 100g) than usual office paper and a color laser printer that produces good quality prints, because I think it is essential that the cards look nice and professional.
  2. Laminate the cards: The printed cards look great but laminating them makes them awesome 🙂 It also protects the cards, makes them reusable, gives them a professional look and a nice touch. Your team will love them!
  3. Cut the cards and prepare the card decks for handing them out to your team

Champfrogs

 

During the retrospective we followed the 3 steps through the exercise, which took us about 45 minutes. And, yes, the team loved the nicely crafted cards 🙂

In conclusion the “Moving Motivators” game was a welcome variation to our usual retrospectives that helped us to talk about our motivations for our jobs. Personally it revealed that I have had badly misjudged some of the team member’s in respect to their intrinsic motivators. The “Moving Motivators” game helped me to correct the view on my colleagues and made me start respond more accurately to their actions and behaviour.

If you would like to play the game with your team I can leave you some tips here. The exercise requires a high level of trust and an open culture. It is also crucial to talk to your team before you do the exercise with them – everyone must agree. Take your time to prepare the cards nicely. It will be much more fun! If your team fulfills the prerequisites the exercise is a great opportunity to get to know each other better and bring you one step further as a team.

[Seminar] Zielorientiert moderieren. Methodisch leiten.

Letzte Woche besuchte ich am Zentrum für Soziale Kompetenz der Karl Franzens Universität das Seminar “Zielorientiert moderieren. Methodisch leiten.” Ich möchte nun die wichtigsten Eindrücke aus den 3 Tagen festhalten.

Montag 9:00 Uhr startete ich mit weiteren 24 Teilnehmern in das Seminar. Interessant war, dass nur 3 Männer in der Seminargruppe waren (was für mich als Techniker ein ungewöhnliches Arbeitsumfeld ist). Die Vortragenden waren Franz Wendler (Schwerpunkt Moderation) und Barbara Sandner (Schwerpunkt Leitung), beide selbstständige Trainer u. Coaches.

Highlights:

Inhaltlich war mir etwa 70% bereits bekannt, da ich davor schon ähnliche Seminare besucht hatte. Es waren jedoch auch einige neue Eindrücke dabei, die ich nun gerne festhalten möchte. Die folgenden Punkte habe ich als meine persönlichen Highlights aus dem Seminar mitgenommen:

Der “Icebreaker”:

Statt einer plumpen Vorstellungsrunde bastelten wir uns zu Beginn des ersten Tages Visitenkarten und tauschten Diese mit anderen Seminarteilnehmern aus. Damit kam man in ein erstes kurzes Gespräch und lernte sich kennen. Spannend war die Reflexion, über welche Themen im Small-Talk geredet wurde. Es überwiegten Themen zu Herkunft, Studium und Erfahrung mit Seminaren am Zentrum für Soziale Kompetenz. Kurz, es wurden also vorwiegend Gemeinsamkeiten gesucht. Danach folgten Aufstellungsspiele zu unterschiedlichen Themen, wie Herkunft, Platz in der Familienstruktur, Studium, Moderationserfahrung, Hobbies,…wieder konnte man Gemeinsamkeiten mit den bis dahin unbekannten Teilnehmern erkennen.

Danach folgte der nächste “Icebeaker”, der uns wohl die letzte Scheu voneinander nehmen sollte. Wir bildeten 3-er Teams und starteten mit einer Mini-Teamentwicklung, indem wir uns wechselseitig die folgenden Fragen stellten und beantworteten:

  • Was stört mich an mir selbst?
  • Worauf bin ich stolz?
  • Worüber ist es mir leichter gefallen zu sprechen? (Reflexion)

Das Eis war jetzt gebrochen und wir starteten mit dem inhaltlichen Teil.

Zusammenhang: Familienstruktur u. Charakter:

Abhängig von der Anzahl und dem Alter der Kinder in einer Familie bilden die Kinder einen unterschiedlichen Charakter aus. Es wird wie folgt unterschieden:

Kind Charaktereigenschaften
Einzelkindern (Es gibt keine Geschwister) Selbstorganisation
Die Ältesten (Es gibt nur jüngere Geschwister) Verantwortungsbewusstsein, Durchsetzungsfähigkeit
Die Jüngsten (Es gibt nur ältere Geschwister) Risikofreudigkeit, Lernen am Modell
Die Sandwiches (Es gibt ältere und jüngere Geschwister) Vermittler, Anpassungsfähigkeit

Leider kann ich mich nicht mehr an alle Charaktereigenschaften erinnern, die genannt wurden. Aber es war auf jeden Fall interessant sich selbst darin zu erkennen oder auch nicht. Im Seminar haben wir dazu auch ein Aufstellungsspiel gemacht, um die Verteilung der Einzelkinder, Ältesten, Jüngsten und Sandwiches sichtbar zu machen.

Formel für grobe Zeiteinteilung für Meetings:

Als Organisator eines Meetings steht man immer vor der Herausforderung die passende Länge für ein Meeting zu wählen und diese dann durch gute Moderation einzuhalten. In meiner Scrum Master Praxis verlasse ich mich da meist auf meine Erfahrung. Im Seminar habe ich einen simplen aber hilfreichen Ansatz kennengelernt, der bei der Planung aber auch in der Moderation von Meetings oder Diskussionen angewendet werden kann. Aus folgender simplen Formel ergibt sich die theoretisch verfügbare Redezeit pro Teilnehmer:

Theoretisch gleichverteilte Redezeit pro Teilnehmer = Meetingzeit / Teilnehmeranzahl

Klingt logisch – ist es auch! Mancham reicht es sich gewisse banale Dinge vor Augen zu führen und bewusst zu machen. Für mich ergeben sich 2 sinnvolle Anwendungsfälle für die Formel:

  1. Meeting-Organisation: Weiß ich die Teilnehmeranzahl kann ich durch Einschätzung der theoretischen Redezeit der Teilnehmer die Meetingdauer fundierter planen
  2. Meeting-Moderation: Überschreitet ein (dominanter) Teilnehmer seine Redezeit maßiv, so kann ich ihn mit Hilfe dieser Formel auf seine theoretische Redezeit hinweisen und ihm damit das Ungleichgewicht der Diskussion vor Augen führen.

Priorisierung durch semi-geheime Punktebewertung:

Ich habe die Punktebewertung zur Priorisierung bisher immer “offen” (für alle einsehbar) durchgeführt. Um die gegenseitige Beeinflussung etwas zu senken haben wir im Seminar die “semi-geheime” Punktebewertung kennengelernt:

  • Flipchart wird für die Punktebewertung verdeckt zu Teilnehmern aufstellen (vgl. Wahlkabine)
  • Jeder Teilnehmer geht nacheinander zum verdeckten Flipchart und gibt seine Punktebewertung ab

Semi-geheim ist die Methode deshalb, da der zweiter Teilnehmer sieht was der erste gewählt hat, für alle weiteren ist es allerdings nicht nachvollziehbar wie von den Anderen bewertet wurde. Die Beeinflussung ist natürlich nachwievor gegeben, da man ja sieht wie die Stimmen verteilt wurden, aber zu mindest weiß man nicht wer für welche Themen gestimmt hat.

Weiters gab es bei der Vergabe der Punkte eine Einschränkung:

  • Es dürfen nicht alle Punkte (z.B. 3 / 3 Punkten) für ein Thema vergeben werden um die Einflussnahme eines Einzelnen zu verringern
  • Wenn mehrere Punkte (z.B. 2 / 3 Punkten) auf ein Thema vergeben werden, dann müssen diese Punkte überlappend aufgekelbt werden um diese Mehrfachvergabe optisch sichtbar zu machen
  • Wenn es bei der Auswertung zu ex aequo Entscheidungen kommt gewinnt dann jenes Thema, das von mehr Teilnehmern gewählt wurde (also weniger überlappende Punkte hat)

Zufriedenheitsachse oder -matrix:

Eine Zufriedenheitsachse oder -matrix visualisiert die Zufriedenheit der Teammitglieder und lässt sich für unterschiedlichste Themen erstellen. Beispiele für Themen können sein:

  • Einfluss
  • Arbeitsklima
  • Qualität
  • Testabdeckung
  • Arbeitsmoral
  • Entscheidungsfindung

Die Themen können als Achse eindimensional…

zufriedenheitsachse

…oder als Matrix zweidimensional dargestellt werden:

zufriedenheitsmatrix

Diese Methode könnte ich mir gut für eine Retrospektive vorstellen: Jedes Teammitglied bewertet semi-geheim unterschiedliche Zufriedenheitsachsen oder -matrizen. Am Ende macht man eine Auswertung der Bewertungen und diskutiert die Ergebnisse.

Empfehlung:

Aus meiner Sicht ist das Seminar für Menschen mit Moderationshintergrund sehr gut geeignet um die eigene Moderationskompetenz zu verbessern. Wenn man bereits Moderations- und/oder Führungs-Erfahrung mitbringt, wird man keine ganz großen neuen Erkenntnisse mitnehmen können, aber so manches von seiner Arbeitsweise optimieren können. Der Themnbereich “Leitung” des Seminars ist aus meiner Sicht sehr “basic” gehalten und wirklich nur für Personen geeignet, die noch keine Führungserfahrung im Job sammeln konnten und sich noch nicht mit dem Thema “Führung” in anderen Seminaren befasst haben. Durch zahlreiche Rollenspiele und Übungen im Team wirkt das Seminar kurzweilig und wird nie langweilig.

Erfolgreiche Meetings planen

Was ist eigentlich ein “erfolgreiches Meeting”? – nun ich würde sagen das hängt davon ab, was man sich von einem Meeting erwartet. Für ein erfolgreiches Meeting ist es also essentiell die erzeugte Erwartungshaltung zu erfüllen. Die Planung im Vorfeld spielt da eine wesentliche Rolle.

Eine große Hilfe bei der Planung meiner Meetings war mir u.A. das Buch Gamestorming: A Playbook for Innovators, Rulebreakers, and Changemakers. Dave Gray, Sunni Brown und James Macanufo beschreiben darin das 7 P’s Framework zur Meeting Vorbereitung:

  • Purpose: Welchen Zweck hat das einberufene Meeting? Durch einen klaren Zweck werden die Teilnehmer motiviert und dem gemeinsamen Zusammensitzen wird ein Sinn gegeben.
  • Product: Was soll in dem Meeting produziert werden? Mit welchem “Produkt” verlassen wir das Meeting? Die klare Kommunikation der Zielvorstellung ist wesentlich um zu jedem Zeitpunkt im Meeting den Fokus zu erhalten.
  • People: Wer muss am Meeting teilnehmen um das gewünschte Ziel zu erreichen? Welche Personen teilnehmen sollen ergibt sich aus dem Zweck und der Zielvorstellung. Es ist außerdem wichtig, dass allen Personen deren Rolle im Meeting klar ist.
  • Process: Der Ablauf des Meetings wird über die Agenda festgelegt. Diese dient vorab um den Teilnehmern den Inhalt grob zu vermitteln und während des Meetings um den “Fahrplan” einzuhalten.
  • Pitfalls: Jedes Meeting birgt individuelle Gefahren in sich. Sind die Räumlichkeiten geeignet? Gibt es die notwendige Infrastruktur? Gibt es “schwierige” Persönlichkeiten im Meeting? Es ist daher wichtig die Gefahren im Vorfeld abzuklären.
  • Preparation: Was muss vor dem Meeting noch alles erledigt werden? Darunter fällt das Vorbereiten der Präsentationsunterlagen (Flip-Charts, Folien, Ausdrucke,…) sowie alle weiteren Aufgaben, die vor dem Meeting erledigt werden müssen.
  • Practical Concerns: Wann und wo wird zu Mittag gegessen? Wer ist für die Raumreservierung verantwortlich? Jedes Meeting bedarf eines logistischen Aufwands. Dieser kann sehr unterschiedlich sein, sollte jedoch nicht vergessen werden.

Ich beachte bei jedem Meeting die 7 P’s und mache diese auch den Teilnehmern vorab transparent. Damit habe ich bisher sehr gute Erfahrungen gemacht und kann diese Praxis nur jedem weiterempfehlen.

Zum Thema “erfolgreiche Meetings” bin ich vor Kurzem auch auf einen Blogpost von Olga Repnikova von Borisgloger.com gestoßen, den ich hier noch aufgreifen möchte. Olga Repnikova unterscheidet darin 3 Ebenen der Meeting Vorbereitung:

  • Inhaltliche Vorbereitung: Hier geht es, wie der Name schon sagt, um die Definition der Inhalte und der Zielsetzung des Meetings. Leitfragen: Handelt es sich um ein Review- oder Planungsmeeting?, Geht es um Informationsaustausch und Diskussion oder sollen bereits Entscheidungen getroffen werden?, Welche Themen werden zur Sprache kommen?, Wie bin ich für die Themen vorbereitet?,…
  • Methodische Vorbereitung: Hier geht es um die Definition des Regieplans. Jedes gute Meeting hat einen spannenden Einstieg, flüssige Übergänge zwischen den Themen und einen klaren Abschluss. Leitfragen: Wie gestalte ich den Einstieg?, Wie ermögliche ich Überleitungen zwischen den Themen?, Wie schließe ich das Meeting?, Wann sind Pausen geplant?, Ist die Teilung der Gruppe erforderlich?,…
  • Organisatorische Vorbereitung: Die organisatorische Vorbereitung beinhaltet die Definition der Räumlichkeiten, Personen, Zeit, Medien, usw für das Meeting. Leitfragen: Welche Personen müssen eingeladen werden?, Wann soll die Einladung raus gehen?, Gibt es eine Teilnehmer-Mindestanzahl?, Ist das Meeting an eine bestimmte Person geknüpft?,…

Ich persönlich präferiere die 7 P’s von Gray, Brown und Macanufo zur Meetingvorbereitung, da diese meiner Meinung die ktitischen Punkte der Meeting-Planung klar hervorheben jedoch finde ich die 3 Ebenen von Repnikova eine gute Ergänzung um die Meeting-Planung auf den unterschiedlichen Ebenen klarzumachen.

Wie plant ihr eure Meetings? Was sind eure Erfahrungen, was erfolgreiche Meetings ausmacht?