5 Most Powerful Acronyms for Agile Coaches

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Personally I love acronyms, because they serve me as mnemonic for some of the important stuff that I shouldn’t forget as an agile coach. Further they are simple to teach and made to stick. Here are my top 5 acronyms for agile coaches:

FROCC

The Scrum values can be easily remembered with the acronym “FROCC”, the misspelled frog:

Focus – we focus on a few things at a time
Respect – we respect our colleagues like we want to be respected
Openness – we express our thoughts about how we are doing
Courage – the team gives us the courage to take greater challenges
Commitment – we are committed to success

Source: https://www.scrumalliance.org/why-scrum/core-scrum-values-roles

DEEP

A well refined product backlog is “DEEP”:

Detailed appropriately – the details are added over time
Estimated – backlog items are estimated
Emergent – a product backlog changes over time
Prioritized – the most valuable items are on top

Source: https://www.mountaingoatsoftware.com/blog/make-the-product-backlog-deep

MoSCoW

When it comes to prioritizing your backlog “MoSCoW” can serve you well. Distinguish your features by:

Must have – the requirement is core and must be satisfied for success
o
Should have – the requirement is should be satisfied for success
Could have – the requirement is desirable but not necessary for success
o
Won’t have – the requirement will not be implemented

Source: http://en.wikipedia.org/wiki/MoSCoW_method

INVEST

“INVEST” in well-defined user stories. A user story must be:

Independent – the user story has no dependency to other stories
Negotiable – user stories can always be changed and rewritten
Valuable – a user story must deliver value to the end user
Estimable – you must be able to estimate the size of a user story
Small – a user story must fit into a sprint, but should be smaller
Testable – a user story must be testable

Source: User Stories Applied (Mike Cohn)

SMART

Make (iteration) goals always “SMART”:

Specific – target a specific goal
Measurable – quantify or at least suggest and indicator of progress
Achievable – be realistic
Relevant – check relevancy of the goal
Time-bound – assign a target-date

Source: http://en.wikipedia.org/wiki/SMART_criteria

Any other suggestions?

Lean E-Mail Management

E-Mails – wir alle lieben und wir schätzen diese elektronischen Brieflein im privaten als auch im beruflichem Alltag – oder etwa nicht? Jaja, ich weiß schon – 100+ E-Mails pro Tag können schon auch etwas schwierig zu handhaben sein. Es mag ja die vielseitigsten Strategien geben um ein derartig hohes Email Aufkommen zu handhaben. Angefangen von komplexen Ordnerstrukturen, über Regeln, Filter und Markierungen habe ich schon alles gesehen und ausprobiert. Doch bekanntlich ist weniger oft mehr – so auch beim Email Management!

Im folgendem Blogpost wird das Konzept namens Inbox Zero von Merlin Mann von einem Bekannten von mir sehr schön zusammengefasst. Und weil das Konzept so wunderbar “schlank” ist und für mich so gut funktioniert möchte ich es auch auf meinem Blog erwähnen. Was verbirgt sich also hinter dem Inbox Zero Konzept:

  • Tasks: Betrachte Emails als Tasks, die von dir abgearbeitet werden
  • Warteschlange: Betrachte deine Inbox als Warteschlange von ungelesenen E-Mails (Tasks), die in regelmässigen Abständen abgearbeitet werden
  • Read and Act: Lese Emails und handle! Folgende Aktionen können mit einer E-Mail gemacht werden:
    • Löschen: Die Email ist erledigt / unwichtig / redundant / etc und kann gelöscht werden
    • Delegieren: Wenn weitere Personen für die Erfüllung des Tasks erforderlich sind wird der Task oder Sub-Tasks an diese Personen weiter delegiert. Die E-Mail wird gelöscht und ein Eintrag in der ToDo Liste gemacht, dass man auf eine Antwort wartet.
    • Antworten: Wird Information von mir gebraucht, die ich habe schicke ich eine Antwort und lösche die E-Mail.
    • Zurückstellen: Ist eine Antwort noch nicht möglich, weil noch Informationen notwendig sind  markiere ich sie als “to respond” oder belasse sie einfach in der Inbox – ich arbeite diese aber spätestens innerhalb von 48 Stunden ab.
    • Do it!: Kann ich den an mich delegierten Tasks sofort erledigen, dann mache ich das und lösche die E-Mail (Optional schicke ich noch eine Antwort).
  • 1 Archiv: Alle abgearbeiteten E-Mails landen in genau einem Ordner/Archiv. Das erleichtert die Suche enorm.
  • Keine Notifications: Notifications stören den Arbeitsfluss und lenken von der eigentlichen Arbeit ab. Daher: Notifications ausschalten und stattdessen in regelmässigen Abständen E-Mails checken und abarbeiten

Ziel ist es die Inbox “sauber” zu halten – also alles aus der Inbox zu entfernen was erledigt und damit aktuell nicht mehr wichtig ist. Die meisten Menschen verabsäumen das, indem sie ihre Inbox mit tausenden E-Mails volllaufen lassen.

In der Praxis hat sich für mich das Inbox Zero Konzept in Verbindung mit einem Task Management Tool, wie etwa Outlook oder Mac OSX (Reminder) es anbietet voll und ganz bewährt. Ich bin dadurch organisierter, zuverlässiger, effizienter und professioneller mit dem täglichen Umgang mit E-Mails geworden. Dank an dieser Stelle an Stefan von Simplease, der mich mit seinem Blogpost auf dieses Konzept aufmerksam gemacht hat.

Ganz im Sinne von “Read and Act”: Probiert es aus und berichtet mir von euren Erfahrungen!

Quellen:

Simplease Blog: http://blog.simplease.at/2012/03/5-einfache-tricks-um-seine-inbox-sauber-zu-halten/

Inbox Zero: http://inboxzero.com/

Meine Top 4 Anwendungen im Social Web

Eine permamente Debatte wird über der Nutzen von sozialen Netzwerken in österreichischen Unternehmen geführt. Ich möchte dies zum Anlass nehmen um meinen persönlichen Nutzen aus dem Social Web transparent machen. Unter den Top 4 meiner wichtigsten Social Web Anwendungen befinden sich:

  • Twitter
  • Delicious
  • Facebook
  • Xing

Ich möchte nun auf die Bedeutung der einzelnen Netzwerke für mich genauer eingehen.

Twitter:
URL: http://twitter.com/stwunder
Den überwiegenden Anteil meiner rund 2200 Follower kenne ich nicht persönlich und werde dies wahrscheinlich auch nie tun. Das ist aber auch nicht notwendig, da der Nutzen in den Verbreitungsmöglichkeiten des Netzwerkes liegt – das vergleichsweise große Netzwerk bietet mir sehr gute Verbreitungsmöglichkeiten für meine Inhalte (Blog Posts, Interessante Artikel, Fragen an die Community,…). Einen wesentlichen Nutzen ziehe ich aus der Aktualität und der Qualität der Inhalte, die in meinem Netzwerk geteilt werden. Mit Hilfe von Applikationen wie Tweetdeck oder Seesmic verwalte ich meinen Twitter-Stream und behalte so den Überblick.

Delicious:
URL: http://www.delicious.com/dead_fish_cant_swim/
Delicious hat sich zu einem der produktivsten Tools in meinem privaten als auch beruflichen Alltag entwickelt. Ich habe vor einigen Jahren begonnen meine ersten Links auf Delicious abzuspeichern und zu taggen – der Grund dafür war mein Frust über das Fehlen von dezentraler Favoritenverwaltung in Browsern. Über die Jahre hat sich Delicious zu einem unglaublich wertvollen “Webseiten-Index” mit über 1700 Einträgen für mich entwickelt – auffindbar bleiben die Links dabei über die Tags. Da sich fast alles online verlinken lässt ist Delicious heute für mich eine zentrale Wissensdatenbank auf die ich fast stündlich zugreife.

Facebook:
URL: https://www.facebook.com/stwunder
Ja, auf Facebook bin ich auch – und das seit mittlerweile über 5 Jahren. Der Nutzen von Facebook liegt für mich ganz klar in der Vernetzung mit Menschen aus meinem sozialem Umfeld. Dazu gehören alte Schulfreunde, Arbeitskollegen, spontanen Bekanntschaften, Freunden, usw. Ohne Facebook würde man viele dieser Menschen einfach aus den Augen verlieren. Anders als bei Twitter ist es mir wichtig, dass ich jeden persönlich kenne, der sich in meinem Facebook Netzwerk befindet.

Xing:
URL: https://www.xing.com/profile/Stefan_Wunder3
Xing bietet mir eine gute Möglichkeit meine Berufserfahrung und fachliche Kompetenz öffentlich zu zeigen. Ich bin auch Mitglied in einigen fachbezogenen Gruppen, nutze diese aber kaum – fachliche Themen finden meist auf Twitter ihren Platz.

Darüber hinaus verwende ich eher sporadisch einige andere Social Web Anwendungen, wie z.B. Flickr, Slideshare, Scribd, Quora, Mendeley und Google+.

Welche Social Web Anwendungen habt ihr im Einsatz? Wo seht ihr den persönlichen Nutzen dieser Anwedungen?