First Steps with Merit Money At AVL India – Rewards That Actually Motivate

Two years ago Mr. Madhu Mohan, the Head of Software Development of AVL India, an affiliate of AVL List GmbH, asked me if I could suggest him a reward system that actually motivates employees and supports their Agile teams. I suggested the Management 3.0 practice Merit Money and supported them during implementation.

AVL India has about 50 employees working in the software development department. They are organized in 8 agile teams, who develop cutting-edge software products for the modern vehicle development process.

During my last visited in December 2017 I reflected with Mr. Madhu Mohan (Head of Development) and Mr. Sunil Singh (Lead Scrum Master) about the current state of implementation of Merit Money.

Me: What was your initial motivation for introducing Merit Money?

Mr. Mohan: We needed a reward scheme, which could not be tricked. Earlier we faced the problem that employees tried to trick the reward scheme by applying politicial tactics. Also the team should get the main influence on reward distribution. Further it should fit to our team-based approach that we implemented since our introduction of agile practices, three years ago.

Mr. Singh: Team work and motivation are key for us. So we needed a highly transparent and motivating reward scheme, which enforces everyone on a team to support other team members.

SW: How did you implement Merit Money?

Mr Mohan: We decided to pilot Merit Money in 2 of our teams to see how it works. After evaluation we decided the next steps.

Mr. Singh: I was responsible for introducing Merit Money in both pilot teams. We believed that both teams were mature enough to start with this practice. We met with some resistance in the initial phase as people were skeptical about the whole process.

SW: How does Merit Money effect team work and motivation of the team members?

Mr. Mohan: As I see it, each team member strives to earn the respect of other team members by contributing to the team cause.

Mr. Singh: We find that each member of the team is always ready to help other team members. By making the results of the polls public, it becomes a great motivating factor for the team members.

SW: What threads do you see with Merit Money?

Mr. Mohan: There will be some complacency that sets in. Typically I could notice that some members were just doing an average distribution of the virtual money amongst all team members without putting any thought to it. So the Agile Coach has to constantly support the team till they get mature with the practice and as a team.

Mr. Singh: Watch out for suspicious patterns at least in the initial phases and provide a safe environment.

SW: What tips can you give to others who want to introduce Merit Money?

Mr. Mohan: You should do the polling at the end of each (2-week) sprint before people forget the contribution of others. We must pay  attention regards confidentiality, due to the concerns brought up by the team members. It will not be  nice for a team member to know that someone else rated him low. This was the biggest challenge I faced in one of the teams. Today technology and platforms are so advanced that there are multiple options to do a confidential polling. One of the teams has adopted Google forms for this. And it works fine.

Mr. Singh: Create a light and friendly environment during the rating exercise. Too much of explanations (why 9? why 3? etc) will not let the process succeed. So make people feel that it is part of their routine work.

SW: What are your future plans regarding Merit Money?

Mr. Mohan: I would like to roll out the process to all the teams and some weightage of the annual appraisal system should be derived from this.

Mr. Singh: We should be able to use this to make better performing teams from current standards.

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Yet Another Sprint Retrospective With “Moving Motivators”

In this blog post I want to share my experience with another great tool from the Management 3.0 workshop, called the “Moving Motivators” game. But first, let’s have a quick look into the science behind intrinsic and extrinsic motivation:

 

Daniel Pink tells us in this video that science has proven that extrinsic motivators don’t work for knowledge workers, which is a fact that has been ignored by most organizations for the last decades. The “Moving Motivators” game is a great tool to reveal what really motivates us to do our jobs.

Recently I decided to play the “Moving Motivators” game with one of my agile teams in our sprint retrospective.  Even if we shared an open team culture and we knew each other quite well we never talked about our intrinsic motivators inside the team. So I expected to get some new insights into that blind spot.

Preparing the game for our retrospective took me about 2 hours of time. This is what you need to do:

  1. Print the Moving Motivator cards: I used a bit heavier paper (e.g. 100g) than usual office paper and a color laser printer that produces good quality prints, because I think it is essential that the cards look nice and professional.
  2. Laminate the cards: The printed cards look great but laminating them makes them awesome 🙂 It also protects the cards, makes them reusable, gives them a professional look and a nice touch. Your team will love them!
  3. Cut the cards and prepare the card decks for handing them out to your team

Champfrogs

 

During the retrospective we followed the 3 steps through the exercise, which took us about 45 minutes. And, yes, the team loved the nicely crafted cards 🙂

In conclusion the “Moving Motivators” game was a welcome variation to our usual retrospectives that helped us to talk about our motivations for our jobs. Personally it revealed that I have had badly misjudged some of the team member’s in respect to their intrinsic motivators. The “Moving Motivators” game helped me to correct the view on my colleagues and made me start respond more accurately to their actions and behaviour.

If you would like to play the game with your team I can leave you some tips here. The exercise requires a high level of trust and an open culture. It is also crucial to talk to your team before you do the exercise with them – everyone must agree. Take your time to prepare the cards nicely. It will be much more fun! If your team fulfills the prerequisites the exercise is a great opportunity to get to know each other better and bring you one step further as a team.

Meine erste Kudo Box

Eine der Ideen, die ich aus dem Management 3.0 Workshop mitgenommen habe, ist die Kudo Box. Ich habe vor zwei Wochen eine Kudo Box im Team-Büro aufgestellt und bereits erste Erfahrungen damit gesammelt.

In der letzten Sprint Retrospektive habe ich das Team gefragt, ob sie denn eine Kudo Box haben möchten – nach einer kurzen Erklärung lautete die Antwort kurz “JA”.

Ich habe die Box also an einem gut sichtbaren Ort neben dem Eingang aufgestellt, sodass jeder mehrmals pro Tag daran vorbei läuft. Die Kärtchen habe ich selbst ausgedruck und direkt neben die Box gelegt. Zum Selbstläufer wurde das Ganze allerdings anfangs nicht.

My First Kudo Box

Die ersten zwei Tage waren noch alle zurückhaltend mit den Kudos – ich habe dann begonnen die ersten zwei Kudo Karten einzuwerfen,  wodurch die initialen Hemmungen fielen und auch das restliche Team das “Tool” zu verwenden begann. Es folgten täglich weitere Kudos und es schien allen sichtlich Spass zu machen. Zeitweise war sogar ein echte “Kudo-Manie” ausgebrochen 😉

Kudo Card

In der folgenden Sprint Retrospektive habe ich die Kudos dann öffentlich verteilt. Es waren nach zwei Wochen über 20 Kudo Karten in der Box, was meine Erwartungen doch deutlich übertraf.

Wie groß der Impact der Kudo Box auf die “Team-Happiness” im letzten Sprint war läßt sich natürlich nicht eindeutig sagen. Subjektiv konnte ich aber eine sehr gute Stimmung im Team wahrnehmen. Die Ergebnisse der Sprint Retrospektive bestätigten dies auch:

retro

Die Kudo Box ist bei uns nun ein fixer Bestandteil und ich bin überzeugt, dass sie zur Team-Kultur bereits einen positiven Beitrag geleistet hat und noch leisten wird – bei uns war der positive Spirit und der Spass im letzten Sprint auf jeden Fall deutlich spührbar.

Es ist erstaunlich, aber als ich meine Kudo Karte(n) entgegennahm hatte ich tatsächlich dieses Gefühl der inneren Zufriedenheit. Meine Motivation wurde dadurch merklich positiv beeinflusst und ich denke da ging es nicht nur mir so. Ich finde die Kudo Box ist eine genial einfache Idee, die mir jetzt bereits ihre Praxistauglichkeit bewiesen hat.

Trotz aller positiven Effekte möchte ich natürlich kritisch bleiben und den Effekt der Kudo Box noch auf längere Sicht betrachten. Für die weitere Beobachtung finde ich vor allem die folgenden Fragen spannend:

  • Wie ist der Effekt auf das Team, wenn nicht immer jeder Kudos erhält, also manche Personen leer ausgehen?
  • Kann im Team ein Wettbewerb um Kudos entstehen?
  • Kommt es über die Zeit zu einer Kudo Inflation?

Habt ihr schon mehr Erfahrungen gemacht als ich und vielleicht schon Antworten auf die obigen Fragen gefunden?

ReConf 2014

Von 12.-15. März war ich auf der ReConf in München und habe im Rahmen der Konferenz den 2-tägigen Management 3.0 Workshop bei Jürgen Dittmar besucht. In diesem Blogpost möchte ich meine Eindrücke von der ReConf Konferenz zusammenfassen, meine Take-aways aus dem Management 3.0 Workshop werde ich in einem seperatem Blogpost behandeln.

ReConf:

Ich war am 2. Konferenztag auf der ReConf und habe die unten gelisteten Sessions besucht und für den Blog erwähnenwert befunden. In Klammer neben den Vortragstiteln habe ich meine persönliche Five-Star-Bewertung vergeben.

Key-Note: Let’s Help Melly (*****)
Jurgen Appelo

Sehr inspirierender Vortrag vom Author des Buches “Management 3.0“. Inhaltlich war für mich viel Neues und manches Bekanntes dabei. Es wurden alle im Vortrag angesprochenen Themen im 2-tägigen Management 3.0 Workshop von Jürgen Dittmar tiefer behandelt, wofür ich einen eigenen Blogpost schreiben werde – bitte um etwas Geduld.

Anforderungsmanagement & Gamification (*)
Stefan Schuck, Polarion Software GmbH

Wenig überzeugender Vortrag, der sehr oberflächlich gehalten war und eigentlich für mich nichts neues gebracht hat. Das “Highlight” waren die beiden lustigen YouTube Videos zum Thema Gamification, die allerdings auch nicht mehr gerade neu sind (vgl. mein Blogpost aus dem Jahr 2009):

PO als Brückenbauer Business – IT (**)
Alex Rachmann & Frank Engel, Anforderungsfabrik GmbH & Co. KG

Guter Vortrag im Dialog-Stil. Inhaltlich sehr auf die “Basics” beschränkt und daher wenig interessantes dabei. Interessant war:

  • Wenn über Scrum gesprochen wird, dann wird wenig über den Product Owner geredet, viel über den Scrum Master
  • Google AdWords Statistiken zeigen, dass nach “Scrum Master” wesentlich häufiger gesucht wird als nach “Product Owner”

Management neu denken – Zusammenarbeit neu definieren (****)
Björn Schotte, Mayflower GmbH

Sehr spannender, praxisbezogener Vortrag mit vielen neuen Impulsen zu Teamzusammenstellung, Management, Innovationskultur, gutes Arbeitsklima, etc. Björn Schotte experiment anscheined sehr viel in seiner Firma, was mir persönlich sehr gut gefällt. Die Ergebnisser seiner Experimente und Erfahrungen hat er in seinem Vortrag gepackt.

Björn Schotte sprach zu Beginn seines Vortrages von der Wichtigkeit “Accidential Conversations” zu unterstützen um informellen Austausch der Mitarbeiter zu stimulieren und in Folge Ideen entstehen zu lassen. Er erzählte dann, dass er Persönlichkeitstests mit seinen Teams macht um ein Klima der Offenheit zu erzeugen und somit die Teamarbeit zu optimieren. Er nannte folgende Tests, die er als geeignet ansieht:

  • MBTI
  • HBTI
  • DISC
  • Big Five

Als weitere Methode nannte er Personality Poker (von Stephen Shapiro) um spielerischdie Zusammenstellung von innovativen Teams zu unterstützen.

Danach stellte er Marc Hedlund’s (VP SW-Engineering @ Etsy) Methode um Change im Unternehmen voranzutreiben vor: Marc bloggt im internen Abteiltungsblog über Dinge die er verändern möchte und wartet auf das Echo der Mitarbeiter. Die Mitarbeiter entscheiden letztlich über die Umsetzung. Wenn die Idee initial nicht gut ankommt betreibt er aktiv lobbying indem er gezielt mit Mitarbeitern darüber redet. Wenn das auch nicht hilft ist für ihn die Idee gestorben und er bloggt die nächste Idee.

Björn Schotte nannte nannte auch die Wichtigkeit “Danke” zu sagen und Mitarbeiter dazu zu inspireren das auch zu tun (z.B. mit der einer Kudo Box).

Er gibt seinen Mitarbeitern auch 10% Slacktime, in der die Mitarbeiter an beliebigen Dingen arbeiten könnenEinzige Bedingung: Es muss Teamarbeit sein. Der Ablauf eines Slackdays ist wie folgt:

  1. Ideen Pitch in der Früh und Teamfindung
  2. Vorgegebene Zeit für die Umsetzung der Ideen (12-24h)
  3. Präsentation der Ergebnisse vor allen Mitarbeitern

Björn Schotte macht auch eine Firmen- bzw. Bereichsretro 2x im Jahr mit allen Mitarbeitern des Bereichs / Firma. Das Streichen von Jobtiteln wird in seiner Firma derzeit noch kontrovers diskutiert. Open Salary (Offenlegung der Gehälter) wurde von der Mehrheit im Unternehmen abgelehnt und daher nicht umgesetzt.

Zum Ende sprach er noch 2 Empfehlungen aus:

  1. Macht ein Barcamp mit eurem Konkurrenten: Das gibt einen enormen Innovations-Drive und wertvollen Informationsaustausch. Das erste Barcamp war ein voller Erfolgt weshalb er es nun regelmäßig macht.
  2. Bloggt in eurem Corporate Wiki

Key-Note: Bridging the Gap Between RE, Process Definition and Successful Iterative Roll-out (***)
Colin Hood, Colin Hood Systems Engineering

Für mich passt der Titel nicht wirklich zum Inhalt Vortrag, der gut und unterhaltsam war, allerdings inhaltlich nichts neues bot. Colin Hood hat sich in seiner Key-Note ganz dem Thema “Organizational Change” gewidmet. Eine seiner ersten markanten Aussagen war: “You have to put people in the middle of your change initiative!” Weiters sprach Colin: “Humans are great at ignoring information when change happens” und untermauerte diese Aussage mit einem eingängigem Beispiel – einer wahren Geschichte oder eine Studie – ich weiß es leider nicht mehr. Soweit ich mich erinnere ging das Beispiel etwa so: Autofahrer sind es gewöhnt mit dem Lenkrad das Fahrzeug zu lenken. Wird während dem Autofahren der Zündschlüssel wird die Lenkradsperre aktiv und macht das Lenken unmöglich. Um das Lenken wieder möglich zu machen muss der Zündschlüssel wieder angesteckt werden. Menschen, denen das passiert, versuchen allerdings mit aller Gewalt zu lenken anstatt den Zündschlüssel wieder anzustecken, obwohl sie wissen, dass der Zündschlüssel das Problem beheben würde. Laut Colins zeigt das Beispiel, dass wir in veränderten Situationen nicht immer rational handeln und das Handeln nach alten Gewohnheiten (das Lenkrad lässt sich nach Links und Rechts drehen) bestimmend ist.

Laut Colins braucht es die folgenden 3 Dinge für organisatorischen Wandel:

  • Manager müssen den Mitarbeitern das Gefühl von Sicherheit geben (Fehler müssen erlaubt sein)
  • Es muss eine Chance auf Erfolg geben
  • Das “WARUM” muss klar sein

Abschließend kam Colins noch auf den Deming Cycle zu sprechen, den er als Modell für kontinuierlichen Change sieht.