Innovieren vs Optimieren?

Unternehmen stehen vor dem ewigen Dilemma: Laufen die Geschäfte gut bleibt keine Zeit für Innovation, läuft es schlecht fehlt das Geld um in Innovation zu investieren. Was also tun? Lieber optimieren, statt innovieren!

So scheint mir jedenfalls der übliche Tenor in vielen Unternehmen zu sein. Die Grundzutat für Innovation sind bekannterweise Ideen. Wann haben wir Ideen? Genau dann wenn wir unsere Gedanken schweifen lassen können und einmal nicht im Hamsterrad des Projektgeschäftes laufen. Und da liegt das Problem. Ich behaupte in der Praxis wird vom Großteil der Unternehmen alles versucht um das Hamsterrad auf Touren zu halten – die Auslastung hoch halten. Letzlich kosten die Mitarbeiter ja eine Menge Geld und sie sollen auch etwas dafür leisten.

Ich stelle einmal folgende These in den Raum: Scrum wurde in den meisten Unternehmen eingeführt um:

  • Die Produktivität, Effektivität und Effizienz zu steigern
  • Die time-to-market zu verringern
  • Die Projektrisiken kalkulierbarer zu machen
  • Die Qualität zu erhöhen
  • Um die Mitarbeitermotivation zu erhöhen
  • Um sich einen strategischen Vorteil gegenüber der Konkurrenz zu verschaffen
  • Manchmal vielleicht auch aus Verzweiflung, hervorgerufen durch wiederholtes Scheitern.
  • etc…

Welches Unternehmen hat ernsthaft mit vorrangigen Ziel innovativer zu werden Scrum eingeführt? Ich kann mich natürlich täuschen, aber ich sehe wenig Zusammenhang zwischen innovativen Unternehmen und jenen, die Scrum verwenden. Dabei sind die Voraussetzungen für Innovation aufgrund der innovationsfreundlichen Kultur, die durch Scrum entsteht, gerade zu perfekt:

  • Flache Hierarchien
  • Stark ausgeprägte Netzwerke
  • Hohe Fehlertoleranz
  • Hohe Transparenz

Der Nährboden für Ideen wäre also bestens gegeben, doch muss man ihnen auch den Platz einräumen damit sie wachsen können. Viele werden nach kurzer Zeit wieder absterben, doch einige wenige werden gedeien und sich so gut entwickeln, dass man daraus eine reiche Ernte schlagen kann.

Platz einräumen heißt für mich:

  • Zeit für Kreativität im Arbeitsalltag vorsehen
  • Prozesse für Innovation einführen
  • Die Stelle des Innovationsmanagers besetzen

Anm.: Wenn ich Scrum als Begriff verwende, meine ich damit im weiteren Sinn agile Softwareenwticklungs-Frameworks mit vergleichbarem Mindset

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Lean E-Mail Management

E-Mails – wir alle lieben und wir schätzen diese elektronischen Brieflein im privaten als auch im beruflichem Alltag – oder etwa nicht? Jaja, ich weiß schon – 100+ E-Mails pro Tag können schon auch etwas schwierig zu handhaben sein. Es mag ja die vielseitigsten Strategien geben um ein derartig hohes Email Aufkommen zu handhaben. Angefangen von komplexen Ordnerstrukturen, über Regeln, Filter und Markierungen habe ich schon alles gesehen und ausprobiert. Doch bekanntlich ist weniger oft mehr – so auch beim Email Management!

Im folgendem Blogpost wird das Konzept namens Inbox Zero von Merlin Mann von einem Bekannten von mir sehr schön zusammengefasst. Und weil das Konzept so wunderbar “schlank” ist und für mich so gut funktioniert möchte ich es auch auf meinem Blog erwähnen. Was verbirgt sich also hinter dem Inbox Zero Konzept:

  • Tasks: Betrachte Emails als Tasks, die von dir abgearbeitet werden
  • Warteschlange: Betrachte deine Inbox als Warteschlange von ungelesenen E-Mails (Tasks), die in regelmässigen Abständen abgearbeitet werden
  • Read and Act: Lese Emails und handle! Folgende Aktionen können mit einer E-Mail gemacht werden:
    • Löschen: Die Email ist erledigt / unwichtig / redundant / etc und kann gelöscht werden
    • Delegieren: Wenn weitere Personen für die Erfüllung des Tasks erforderlich sind wird der Task oder Sub-Tasks an diese Personen weiter delegiert. Die E-Mail wird gelöscht und ein Eintrag in der ToDo Liste gemacht, dass man auf eine Antwort wartet.
    • Antworten: Wird Information von mir gebraucht, die ich habe schicke ich eine Antwort und lösche die E-Mail.
    • Zurückstellen: Ist eine Antwort noch nicht möglich, weil noch Informationen notwendig sind  markiere ich sie als “to respond” oder belasse sie einfach in der Inbox – ich arbeite diese aber spätestens innerhalb von 48 Stunden ab.
    • Do it!: Kann ich den an mich delegierten Tasks sofort erledigen, dann mache ich das und lösche die E-Mail (Optional schicke ich noch eine Antwort).
  • 1 Archiv: Alle abgearbeiteten E-Mails landen in genau einem Ordner/Archiv. Das erleichtert die Suche enorm.
  • Keine Notifications: Notifications stören den Arbeitsfluss und lenken von der eigentlichen Arbeit ab. Daher: Notifications ausschalten und stattdessen in regelmässigen Abständen E-Mails checken und abarbeiten

Ziel ist es die Inbox “sauber” zu halten – also alles aus der Inbox zu entfernen was erledigt und damit aktuell nicht mehr wichtig ist. Die meisten Menschen verabsäumen das, indem sie ihre Inbox mit tausenden E-Mails volllaufen lassen.

In der Praxis hat sich für mich das Inbox Zero Konzept in Verbindung mit einem Task Management Tool, wie etwa Outlook oder Mac OSX (Reminder) es anbietet voll und ganz bewährt. Ich bin dadurch organisierter, zuverlässiger, effizienter und professioneller mit dem täglichen Umgang mit E-Mails geworden. Dank an dieser Stelle an Stefan von Simplease, der mich mit seinem Blogpost auf dieses Konzept aufmerksam gemacht hat.

Ganz im Sinne von “Read and Act”: Probiert es aus und berichtet mir von euren Erfahrungen!

Quellen:

Simplease Blog: http://blog.simplease.at/2012/03/5-einfache-tricks-um-seine-inbox-sauber-zu-halten/

Inbox Zero: http://inboxzero.com/